Kā pārcēlām airBaltic biroju bez darba pārtraukuma
Liela uzņēmuma biroja pārcelšana nav tikai par kastēm — svarīgākais ir panākt, lai nākamajā rītā darbs turpinātos tā, it kā nekas nebūtu mainījies. Kad runa ir par tādu organizāciju kā airBaltic, kur procesi norit visu diennakti, katra dīkstāves stunda rada reālas izmaksas. Tieši tāpēc airBaltic galvenā biroja pārcelšana bija projekts, kurā galvenais uzdevums nebija vienkārši pārvietot mēbeles, bet gan nodrošināt, lai uzņēmums nezaudētu nevienu darba dienu.
FF International Movers bija partneris, kuram tika uzticēts šis uzdevums. Šajā rakstā dalāmies pieredzē, ko guvām, koordinējot liela uzņēmuma biroja pārcelšanu, — nevis tāpēc, lai lielītos, bet gan tāpēc, ka tieši šādi projekti vislabāk parāda, ar ko profesionāla biroja pārvākšana atšķiras no vienkāršas kastu pārvešanas.
Ja jums priekšā ir biroja, IT infrastruktūras vai cita liela apjoma pārcelšana, šī pieredze parāda, kas patiešām nosaka veiksmīgu rezultātu.
Kāpēc liela uzņēmuma biroja pārcelšana ir īpaši sarežģīta
Biroja pārcelšana no dzīvokļa pārvākšanās atšķiras vienā būtiskā aspektā — nepieciešamībā nodrošināt darbības nepārtrauktību. Dzīvoklī var atļauties kādu kasti atstāt neizpakotu vēl vienu dienu. Birojā neizpakota kaste vai nepieslēgts serveris var nozīmēt, ka darbinieks vai pat vesela nodaļa nevar strādāt, un tas tieši ietekmē uzņēmuma darbību, ienākumus un klientu apkalpošanu.
Otrs izaicinājums ir IT un tehniskais aprīkojums. Serveri, datu iekārtas, darbstacijas un tīkla infrastruktūra prasa ne tikai rūpīgu iepakošanu, bet arī pareizu atslēgšanas un pieslēgšanas secību, kas saskaņota ar uzņēmuma IT komandu. Nepareiza secība var izraisīt datu zudumu vai prasīt ilgu sistēmu darbības atjaunošanu.
Trešais izaicinājums ir mērogs un cilvēku skaits. Kad jāpārceļ desmitiem vai simtiem darba vietu, katra vienība ir jāmarķē un jānogādā pareizajā telpā un pie pareizā darbinieka. Bez precīzas uzskaites sistēmas liela biroja pārcelšana var pārvērsties haosā, un pirmā darba diena jaunajā vietā tiek zaudēta, meklējot pazudušas kastes. Šeit nav vietas improvizācijai — viss balstās uz iepriekš rūpīgi izstrādātu plānu.
Kā mēs organizējām darbu — plānošana pirms pirmās kastes
Veiksmīgas biroja pārcelšanas pamats tiek likts jau vairākas nedēļas pirms pārvākšanās dienas. airBaltic projektā būtiskākā darba daļa bija plānošana: darba vietu un nodaļu kartēšana, pārcelšanas secības noteikšana un skaidras sistēmas izveide, lai katra darba vieta, iekārta un dokuments no vecajām telpām nonāktu jaunajās telpās pareizajā vietā un secībā.
Praksē tas nozīmē marķēšanas un uzskaites sistēmu, kas ļauj jebkurā brīdī zināt, kur atrodas konkrētā biroja daļa — vecajās telpās, transportā vai jau jaunajā birojā. Katra kaste un mēbele tiek piesaistīta konkrētai darba vietai jaunajā izkārtojumā, tāpēc izpakošana un izvietošana notiek mērķtiecīgi, nevis tērējot laiku vajadzīgās vietas meklēšanai.
Otrs būtisks plānošanas elements ir grafiks un dīkstāves samazināšana līdz minimumam. Šāda apjoma pārcelšana tiek plānota tā, lai kritiskās sistēmas un nodaļas vienlaikus nepaliktu bezdarbībā. Praksē tas bieži nozīmē pakāpenisku pārcelšanu vairākos posmos vai darbu ārpus ierastā darba laika — vakaros un nedēļas nogalēs —, lai jaunajā vietā nepieciešamā infrastruktūra darbotos vēl pirms ierodas pirmais darbinieks. IT sistēmu pārvietošanu saskaņojam ar uzņēmuma IT komandu, lai interneta un serveru pieslēgumi jaunajā birojā būtu gatavi savlaicīgi.
Trešais elements ir piemērots aprīkojums un materiāli. Biroja mēbelēm, ergonomiskajiem krēsliem un jutīgajam IT aprīkojumam izmantojam atbilstošus iepakojuma materiālus, aizsargplēves un specializētus transportēšanas risinājumus, lai viss pārvadāšanas laikā būtu stabili nostiprināts un pasargāts. Šim pašam principam — plāns, uzskaite un pareizs aprīkojums — sekojam katrā biroja pārcelšanā. Atšķiras tikai projekta mērogs.
Ko šī pieredze nozīmē jūsu biroja pārcelšanai
Lielākā daļa mūsu klientu nepārceļ aviokompānijas galveno biroju — viņi pārceļ desmit vai piecdesmit cilvēku biroju, arhīvu vai uzņēmuma noliktavu. Taču principi, kas nodrošina veiksmīgu liela uzņēmuma pārcelšanu, ir tie paši, kas ļauj veiksmīgi īstenot jebkuru biroja pārvākšanos.
Plānošana atmaksājas. Jo agrāk sākas gatavošanās un jo detalizētāks ir plāns, jo mazāk pārsteigumu rodas un jo īsāka ir dīkstāve pārcelšanās laikā. Tas attiecas gan uz aviokompāniju, gan uz nelielu biroju.
Uzskaite pasargā no zaudējumiem un ietaupa laiku. Marķēšana un skaidra sistēma nozīmē, ka nekas nepazūd un katra kaste nonāk pie pareizā darbinieka. Tā ir atšķirība starp produktīvu pirmo darba dienu un dienu, kas pavadīta, meklējot nepieciešamās mantas.
Pieredze sarežģītos projektos ir vērtība. Uzņēmums, kas veiksmīgi pārcēlis airBaltic galveno biroju vai Latvijas Nacionālo bibliotēku, spēj tikt galā arī ar šauru kāpņu telpu, smagu seifu vai jutīgu IT aprīkojumu. Tieši spēja atrisināt neparedzētas situācijas atšķir profesionālu pārvākšanās uzņēmumu no gadījuma pārvadātāja.
Ja jums priekšā ir biroja pārcelšana, kurā svarīga ir minimāla dīkstāve un droša IT aprīkojuma pārvešana, tieši šādā situācijā pieredze sarežģītu projektu īstenošanā sniedz papildu drošību.
Bieži uzdotie jautājumi
Vai FF International Movers pārceļ tikai lielus birojus?
Nē. Mēs veicam gan nelielu biroju un dzīvokļu pārvākšanu, gan liela mēroga biroju, arhīvu un iestāžu pārcelšanu. airBaltic un Gaismas pils projekti apliecina mūsu spēju īstenot sarežģītus pārcelšanas darbus, taču tā pati komanda un pieeja tiek izmantota arī ikdienas pārvākšanās projektos.
Vai varat pārcelt biroju ārpus darba laika vai nedēļas nogalē?
Jā. Tieši šādi mēs varam samazināt dīkstāvi līdz minimumam — kritiskās sistēmas un nodaļas pārvietojam vakaros vai nedēļas nogalēs, lai uzņēmuma darbs ierastajā darba laikā netiktu pārtraukts. Grafiku saskaņojam iepriekš.
Vai jums ir pieredze ar IT aprīkojuma un serveru pārvešanu?
Jā. Serveru un jutīga IT aprīkojuma pārvietošanu koordinējam ar jūsu IT komandu, lai nodrošinātu pareizu atslēgšanas un pieslēgšanas secību, kā arī savlaicīgu sistēmu darbības uzsākšanu jaunajā birojā.
Cik savlaicīgi jāplāno biroja pārcelšana?
Jo lielāks ir pārcelšanas apjoms, jo agrāk jāsāk plānošana. Vidēja biroja pārcelšanai ieteicams gatavoties 4–8 nedēļas iepriekš, bet lielām organizācijām — vēl savlaicīgāk. Rūpīga un savlaicīga plānošana ir viens no galvenajiem veiksmīgas pārcelšanas un minimālas dīkstāves priekšnoteikumiem.
Vai biroja iekārtas ir apdrošinātas pārvešanas laikā?
Jā, mums ir civiltiesiskās atbildības apdrošināšana, un īpaši vērtīgam aprīkojumam piedāvājam papildu risinājumus. Atbildības nosacījumus fiksējam rakstiski pirms darbu sākuma.
Uzticiet sava biroja pārcelšanu profesionāļiem
airBaltic galvenā biroja pārcelšana bija viens no atbildīgākajiem projektiem mūsu vēsturē, un tas parāda, ko FF International Movers spēj paveikt, kad uz spēles ir uzņēmuma darbības nepārtrauktība.
Kopš 2001. gada, kā arī esot FEDEMAC dalībniekam kopš 2003. gada, strādājam atbilstoši augstiem nozares standartiem, uzņemamies atbildību par mums uzticēto īpašumu un izmantojam pieredzi, kas pārbaudīta tūkstošiem pārvākšanās projektu — no atsevišķa dzīvokļa līdz aviokompānijas galvenajam birojam.
Ja jums priekšā ir biroja, IT infrastruktūras vai cita liela apjoma pārcelšana, kam nepieciešams uzticams partneris, sazinieties ar mums:
Tālrunis: +371 29160077
E-pasts: info@ffinternationalmovers.lv
Pieteikuma forma: ffinternationalmovers.lv
FF International Movers — mēs pārceļam katru dienu un zinām, kā to izdarīt vislabāk.